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内江师范学院人事处常用公文规范(内师人事处规[2010]3号)
作者:Admin    日期:2013-6-7    来源:Admin     点击率:743

内江师范学院人事处常用公文规范

内师人事处规[2010]3


为进一步规范人事处常用公文写作和使用,根据《内江师范学院公文处理办法》有关规定,结合人事处工作实际,2010514日经人事处职工大会讨论通过,特制定本规范。

一、常用文种

人事处常用公文文种有:工作记录、电话记录、请示、报告、会议纪要、函等。

(一)工作记录

记载和表达有关工作事项的主要情况或有关人员提出、反映的意见、建议、要求和问题等,用工作记录

(二)电话记录

记载和表达有关来电提出、反映的意见、建议、要求或问题等,用电话记录

(三)请示

向学校领导或上级部门请求指示、批准的事项,用请示

(四)报告

向学校领导或上级部门汇报工作、反映情况、提出建议,答复学校领导或上级部门的询问或要求,汇报有关工作情况等,用报告

(五)会议纪要

记载、传达处内会议主要精神和议定事项,用会议纪要

(六)函

向学校同级部门、兄弟院校人事部门、市级机关职能部门等协调有关事项等,用

二、基本格式

(一)版头使用基本规范

人事处使用的版头主要有以下几种:

1内江师范学院函头,主要用于校外运行的函件。

2内江师范学院人事处函头,主要用于校内和处内运行的函件。

3内江师范学院人事处()上行文头,主要用于校内运行的请示报告文种。

(二)页面设置

纸张采用A4规格。页边距为上下左右各2.5 cm,如需左边装订,左边距3.0 cm,右边距2.0 cm

(三)字体格式

上行文版头括号内的请示报告等字体为2号楷体加粗。公文标题为2号方正小标宋简体或华文中宋,副标题为3号楷体,标题行距为固定值35

正文为小3号仿宋,其中,一标(公文结构第一层标题)为小3号黑体,二标(公文结构第二层标题)为小3号楷体,落款和日期位于正文下面偏右侧。正文行距为固定值26磅。

正文中如有表格,表格内字体字号一般为小4号仿宋,表头字体为黑体,表格内容行间距为单倍行距。

公文结构层次序数,第一层为一、,第二层为(一),第三层为“1,第四层为1,第五层为“①”

三、公文的起草及相关要求

(一)工作记录

版头:使用内江师范学院人事处工作记录专用版头。

标题:根据记录内容的主题拟定,如:××同志关于××问题的建议。

正文:首段写明时间、地点、事由、相关人员姓名等情况。主体如实记录谈话人提出、反映的问题、意见、要求或问题等。

落款:一般为记录人:×× 科(办公室) ×××

(二)电话记录

版头:使用内江师范学院人事处电话记录专用版头。

标题:根据电话内容的主题拟定。

正文:记录来电时间、来电人姓名、单位、职务和主要内容。

落款:一般为记录人:×× 科(办公室) ×××

(三)请示

版头:使用内江师范学院人事处(  上行文版头。括号内标明请示

标题:根据请示内容主题拟定,如关于××的请示

正文:写明需请领导批示的内容即可,一般是一个专题内容一个请示。

落款:一般为人事处

(四)报告

版头:使用内江师范学院人事处(  上行文版头。括号内标明报告

标题:根据报告内容主题拟定,如关于××的报告

正文:写明报告的内容即可,报告内不含需请领导批示的内容。

落款:一般为人事处

(五)会议纪要

版头:可使用内江师范学院人事处函头。

标题:根据会议性质拟定,如处务会会议纪要,副标题标明会议日期,用()包含。

正文:首段写明会议召开的时间、地点、主持人、主要议题。主体概括记录会议讨论议定的主要事项和有关问题的结论。纪要末段要标明出席、列席和缺席人员的姓名,最后标明记录人姓名。

(六)函

版头:校外运行使用内江师范学院函头,校内运行使用内江师范学院人事处函头。

标题:根据函件内容主题拟定。如关于××的函

正文:首段要顶格写明函件要送达的单位名称(即称呼)。主体写明需要协调处理的主要事项。

落款:校外运行一般为内江师范学院人事处,校内运行一般为人事处,处内运行一般为××科(办公室)

四、公文的运行程序和归档要求

(一)运行程序

1.拟稿及送审程序:经办人(起草)分管处领导(初审)处长(审核)人事处办公室(登记)分管校领导(审签)

2.校领导审签后的公文返回运转程序:人事处办公室(登记)处长(签批)分管处领导、经办人(承办)人事处办公室(存档)

(二)公文立卷归档要求

1.公文立卷归档

公文办理完毕后,经办人应及时将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全后交处办公室专人立卷归档。处办公室每月应定时督促处内同志对经办材料进行清理,及时归档。

2.公文档案的借阅

本处同志需借阅已归档的文书档案,需向处办公室办理借阅手续,处办公室做好借阅登记。借阅人借阅完毕后,应及时完好归还。个人不得保存应归档的公文。

3.电子档案存档

除有特殊要求的以外,所有本处起草的公文、材料,统计数据、名册等,处理办毕后,应由经办人将电子文档拷贝至处办公室(师资科专人负责)专用电脑资料库,供本处同志工作查阅。

五、附则

1.本规范仅适用于人事处常用公文的处理,由人事处草拟的以学校名义发文的文种(院发文件),按照学校办公室关于公文的有关规定执行。

2.本规范自公布之日起执行。

 

 

 

内江师范学院人事处

2010517

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